1. B2G & B2B
Κέντρο Κοινωνικής Πρόνοιας Αττικής (ΚΚΠΑ)
Φάκελος Ωφελούμενου
VISIT WEBSITE

Επισκόπηση του έργου

Όνομα έργου: Ανάπτυξη Συστήματος Καταγραφής Δικαιούχων (ΜΕ) για το ΚΚΠΠΑ

Οργανισμός: ΚΚΠΠΑ – Κέντρο Κοινωνικής Πρόνοιας Περιφέρειας Αττικής

Σκοπός & Πεδίο εφαρμογής:

  • Υλοποίηση ενός ολοκληρωμένου ψηφιακού συστήματος καταγραφής, διαχείρισης και παρακολούθησης των αρχείων των δικαιούχων των υπηρεσιών κοινωνικής πρόνοιας που παρέχει το ΚΚΠΠΑ και οι επιμέρους δομές του (π.χ. μονάδες προστασίας παιδιών, υιοθεσίας, υποστήριξης ατόμων με αναπηρία, κέντρα αποκατάστασης).
  • Το σύστημα θα συγκεντρώνει και θα τυποποιεί δεδομένα από όλες τις μονάδες του ΚΚΠΠΑ, καλύπτοντας διαδικασίες όπως ένταξη, επιλεξιμότητα, παροχή υπηρεσιών, παρακολούθηση υποθέσεων και αποτελέσματα.
  • Διευκόλυνση της διασύνδεσης με φορείς κοινωνικής πολιτικής, περιφερειακές και τοπικές αρχές, καθώς και υποστήριξη αναφορών και αναλύσεων για προγράμματα κοινωνικής πρόνοιας.
  • Ευθυγράμμιση με τον ψηφιακό μετασχηματισμό των κοινωνικών υπηρεσιών, ενισχύοντας την ποιότητα δεδομένων, τη διαλειτουργικότητα, την αποδοτικότερη κατανομή πόρων και την έγκαιρη παρέμβαση.

Βασικά στοιχεία / Ροές εργασίας:

  • Ανάλυση απαιτήσεων & ροών εργασίας: Χαρτογράφηση του τρόπου με τον οποίο το ΚΚΠΠΑ διαχειρίζεται σήμερα την ένταξη δικαιούχων, τα αρχεία, τη διαχείριση υποθέσεων και τις διαδικασίες στις διάφορες δομές. 
  • Επιλογή/προσαρμογή συστήματος: Επιλογή πλατφόρμας με ενότητες όπως εγγραφή δικαιούχων, ιστορικό υπηρεσιών, σημειώσεις υποθέσεων, σχέδια υποστήριξης, συνημμένα έγγραφα και dashboards. 
  • Ενοποίηση & διαλειτουργικότητα: Διασύνδεση με άλλα συστήματα (τοπικά/περιφερειακά μητρώα, συστήματα κοινωνικών υπηρεσιών, χρηματοδοτικά/επιδοματικά συστήματα και μηχανισμούς παρακολούθησης & αξιολόγησης). 
  • Πρόσβαση & δικαιώματα: Καθορισμός ρόλων χρηστών (προσωπικό, χειριστές, επόπτες), διασφάλιση εμπιστευτικότητας και συμμόρφωση με τον GDPR για ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα. 

Υλοποίηση & rollout: Σταδιακή ανάπτυξη σε όλες τις μονάδες (προστασία παιδιών, αναπηρία, αποκατάσταση κ.λπ.).

Καλύτερα Σημεία

  • Κεντρική βάση δεδομένων δικαιούχων: Ενοποιημένη πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο σε όλα τα αρχεία, με εξάλειψη κατακερματισμένων δεδομένων και διπλοεγγραφών. 
  • Διαχείριση υποθέσεων (case management): Παρακολούθηση πλήρους κύκλου υπηρεσιών (ένταξη → σχέδιο → παροχή → παρακολούθηση) με ειδοποιήσεις και καταγραφή αποτελεσμάτων. 
  • Ψηφιοποίηση διαδικασιών υιοθεσίας/παιδικής προστασίας: Ολοκληρωμένο σύστημα καταγραφής, παρακολούθησης και διαχείρισης υποθέσεων υιοθεσίας και προστασίας παιδιών. 
  • Ψηφιακές φόρμες & τεκμηρίωση: Μείωση γραφειοκρατίας μέσω ψηφιοποίησης φορμών, αρχείων και συνημμένων (εκθέσεις, αξιολογήσεις), με βελτιωμένη ιχνηλασιμότητα. 
  • Dashboards & αναλυτικά στοιχεία: Παρακολούθηση φόρτου εργασίας, δημογραφικών στοιχείων, αποτελεσμάτων υπηρεσιών και χρήσης πόρων για υποστήριξη αποφάσεων. 
  • Ενισχυμένη διαλειτουργικότητα: Διασύνδεση με εξωτερικά μητρώα και προγράμματα κοινωνικής πολιτικής για καλύτερο συντονισμό και εποπτεία. 
  • Βελτιωμένη παροχή υπηρεσιών: Ταχύτερη ένταξη, συνεπή δεδομένα και πιο συντονισμένη υποστήριξη μεταξύ μονάδων. 
  • Υποστήριξη κοινωνικής πολιτικής: Ενίσχυση της ικανότητας του ΚΚΠΠΑ για τεκμηριωμένη αναφορά και σχεδιασμό πολιτικών βάσει δεδομένων.

Οφέλη

Λειτουργικά Οφέλη

  • Αύξηση αποδοτικότητας: Μείωση χειροκίνητων διαδικασιών και γραφειοκρατίας, με εστίαση του προσωπικού στην παροχή υπηρεσιών. 
  • Μείωση σφαλμάτων & διπλοεγγραφών: Ενοποιημένο σύστημα που εξαλείφει ασυνέπειες και χαμένα αρχεία. 
  • Ταχύτερη απόκριση: Άμεση πρόσβαση σε πλήρες ιστορικό δικαιούχου και ταχύτερη λήψη αποφάσεων. 
  • Καλύτερη κατανομή πόρων: Βελτιστοποίηση προσωπικού, χρηματοδότησης και υπηρεσιών βάσει πραγματικών δεδομένων ζήτησης.

Στρατηγικά & Κοινωνικά Οφέλη

  • Βελτίωση αποτελεσμάτων για τους δικαιούχους: Πιο ολοκληρωμένη και συντονισμένη υποστήριξη ευάλωτων ομάδων. 
  • Πολιτική κοινωνικής πρόνοιας βάσει δεδομένων: Ανάλυση ανώνυμων δεδομένων για εντοπισμό κοινωνικών αναγκών και υποστήριξη στρατηγικού σχεδιασμού. 
  • Ενισχυμένη συνεργασία: Καλύτερη διασύνδεση με δήμους, ΜΚΟ και περιφερειακούς φορείς μέσω τυποποιημένων δεδομένων. 
  • Μείωση κόστους μακροπρόθεσμα: Λιγότερη γραφειοκρατία, λιγότερα σφάλματα και καλύτερη αποδοτικότητα διαδικασιών. 
  • Εμπιστοσύνη & διαφάνεια: Ενίσχυση της εικόνας του ΚΚΠΠΑ ως σύγχρονου και αποτελεσματικού φορέα κοινωνικής πρόνοιας. 

Συνοπτικά

Η ανάπτυξη ενός Συστήματος Μητρώου Δικαιούχων στο ΚΚΠΠΑ αποτελεί σημαντικό βήμα ψηφιακού μετασχηματισμού για τον οργανισμό. Ενισχύει τη λειτουργική του ικανότητα, βελτιώνει τη διαχείριση δεδομένων, υποστηρίζει την ποιοτικότερη παροχή κοινωνικών υπηρεσιών και δημιουργεί τις βάσεις για μια πιο σύγχρονη, αποτελεσματική και τεκμηριωμένη κοινωνική πολιτική.